1.Dokumenty elektroniczne

Dokument w postaci pliku tekstowego, graficznego, muzycznego, filmowego lub mieszanego będącego wynikiem pracy z danym programem komputerowym, dający się zapisać, a następnie odczytać. Posiada cechy dokumentu, czyli potwierdza prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz cechy pliku. Może być więc dowodem w procedurach prawnych.

2.Podział dokumentów elektronicznych

Dostęp zdalny - nieposiadające postaci fizycznej, czyli nie zapisane na nośniku pomimo braku fizycznej postaci posiadają lokalizację (miejsce, gdzie są utrwalone); to dokumenty istniejące w Internecie,czyli strony WWW, książki w Internecie, artykułyz czasopism elektronicznych, itp.

Dostęp lokalny - istniejące w postaci fizycznej,zamieszczone na nośniku fizycznym, np. płyta CD, płyta DVD, przeznaczonym do włożenia przez użytkownika do komputera.

3.Definicja ustawowa

Ustawa z 2005 roku o "informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne", zawiera następujące definicje: "dokument elektroniczny – stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych", oraz: "informatyczny nośnik danych – materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej".Zwraca się uwagę na liczne nieścisłości sformułowań ustawowych i wątpliwości związane z ich stosowaniem. W szczególności, przy dosłownym traktowaniu zapisu ustawy, dokument elektroniczny nie może być przesyłany drogą elektroniczną, gdyż wówczas, jako nie zapisany na nośniku danych, traci swój charakter (przestaje być dokumentem elektronicznym w rozumieniu ustawy). Pozostaje to w sprzeczności np. z treścią art. 14. § 1 kpa, mówiącą o doręczaniu dokumentów elektronicznych środkami komunikacji elektronicznej.